Työelämän muutoksentekijät

Työelämän muutoksentekijät -blogissa julkaistaan Työelämä 2020 -hankkeessa mukana olevien työelämän kehittäjien asiantuntijakirjoituksia työelämän uudistamisesta.
28.8.2017 8.00

Kohti fiksumpia työtapoja ja toimintakulttuuria

Andreas_Korczak7 (2)

Miten sanoa ei? Mistä tai keneltä dokumentin viimeisin versio löytyy? Miten sujuvoittaa yhteistyötä työkavereiden kanssa? Miksi väärät ihmiset kutsutaan kokouksiin oikeiden henkilöiden unohtuessa kutsusta? Miksi taas otetaan käyttöön uusia työkaluja, ilman että luovutaan yhdestäkään vanhasta? Moni tietotyöläinen tuskailee samojen ”suomalaisten työpainajaisten” kanssa.

Työ on yhä useammin ajasta ja paikasta riippumatonta. Työpäivämme alkaa aamulla ja jatkuu illalla kotikonttorilla. Iltaisin ja viikonloppuisin perkaamme sähköposteja ja työstämme asioita seuraavaa työpäivää tai -viikkoa varten.

Työn ja muun elämämme raja hämärtyy. Koska olemme jatkuvasti valmiita vuorovaikutukseen ja työhön, emme aina pysty nauttimaan vapaa-ajasta täysipainoisesti, vaikka kokisimme työmme mielekkääksi ja nautinnolliseksi.

Lähdin etenemään kohti fiksumpia työtapoja tarkastelemalla omaa toimintaani ja ajankäyttöäni yhdessä tiimini ja muiden microsoftilaisten kanssa. Kartoitan koko ajan sitä, kuinka paljon ja milloin työskentelen. Seuraan sähköposteihin, kokouksiin sekä ajatteluun ja uuden luontiin kuluvaa aikaa. Arvioin jatkuvasti sitä, keskitynkö työssäni oikeisiin asioihin.

Keväällä yksi Suomen pilottitiimeistämme selvitti kokouskäytäntöjämme, ja kävi ilmi, että 40 prosentissa kokouksista vähintään yksi osallistuja käytti samanaikaisesti puhelintaan muiden työtehtävien hoitamiseen. Olemme myös havainneet, että yhden sähköpostin lähetys poikii keskimäärin neljä vastausta ja lisää näin vastaanottamaamme viesti- ja informaatiotulvaa.

Oma sähköpostitilastoni paljasti, että luen vain noin 85 prosenttia saamistani sähköposteista. Ja että lähettämiäni viestejä ei aina avata – ei kovin yllättävää. Ymmärsin myös konkreettisen numerotiedon avulla, miten oma meiliviestittelyni iltaisin vaikuttaa kollegoideni mahdollisuuksiin sovittaa yhteen omaa vapaa-aikaansa ja työtään.

Mitä olen tähän mennessä oppinut?

Kirjoitan vähemmän sähköposteja. Ja ne viestit, jotka lähetän, kohdennan aiempaa tarkemmin valikoidulle joukolle. Hoidan kiireelliset ja erityisen tärkeät asiat muita kanavia pitkin.

Joustava työaika sopii minulle ja luen sähköpostejani myös työajan ulkopuolella. Iltaisin en kuitenkaan lähetä muille sähköpostia vaan ajastan ne lähtemään vasta aamulla. Kannustan kollegoitakin pohtimaan, miten rauhoitamme omaa ja muiden ilta-aikaa. Itse teen iltaisin pienen päätä tyhjentävän ja uuden ajattelua edistävän lenkin.

Harkitsen tarkasti kokouksiin osallistumista ja vältän multitaskausta (joka on muuten aivotutkimuksienkin mukaan mahdotonta...). Saatan asettaa jonkin toisen työtehtävän tärkeysjärjestyksessä palaveroinnin edelle.

Vaikutan kokouskulttuuriin ja sen kehittämiseen. Pyrin varmistamaan, että aloitamme ajoissa ja että jokainen ymmärtää oman panoksensa merkityksen tapaamisen onnistumiselle jo etukäteen. Myös kokouslaitteiden toimivuus tehostaa merkittävästi jokaisen ajankäyttöä.

Lauantait varaan täysin vapaa-ajalle. Sunnuntaisin käytän puoli tuntia seuraavan viikon tavoitteiden ja työtehtävien priorisointiin.

Muutos lähtee meistä itsestämme ja se tehdään pienin, tietoisin päätöksin.

Muuttuminen, ja koko organisaation muuttaminen, on vaikeaa. Vaikka käytössämme on uudenlaisen vuorovaikutuksen ja työn tekemisen mahdollistavat työkalut. Ihmiset, kuten me microsoftilaiset sekä esimerkiksi asiakkaamme ja kumppanimme, kuitenkin kokeilevat jo uutta. Hyvin ja eteenpäin kannustavin tuloksin.

Kirjoittaja Andreas Korczak on Microsoftin Marketing & Operations -yksikön johtaja ja yksi yhtiön työntekijöistä, jotka etenevät kohti parempia työtapoja. Microsoft käynnisti tammikuussa 2017 Fiksummin yhdessä -hankkeen yhteistyön, luovuuden ja tuottavuuden tehostamiseksi Microsoftilla ja työelämässä yleensä. Hankkeen tavoitteena on ratkaista työelämän haasteita – yhdessä muiden työn tuottavuuden ja työssä viihtymisen parantamisesta kiinnostuneiden tahojen kanssa – ja viedä suomalaista työtä eteenpäin.


Palaa otsikoihin | 0 Kommenttia | Kommentoi

Ei kommentteja