Tarinoita työpaikoilta

Verohallinto: Kokeileminen sallittua

Ketterän kokeilevaa kehittämistä lähdettiin Verohallinnossa edistämään vuoden 2015 lopulla. Kokeilujen käyttämiseen kehittämisen välineenä houkutti kehittämishankkeiden investointiriskin pienentäminen ja se, että tehtyjen ratkaisujen toimivuus voidaan kokeilujen avulla varmistaa ennen niiden varsinaista toteutusta ja käyttöönottoa. Verohallinnon tavoitteena on saada kehittäminen systemaattiseksi osaksi kaikkien organisaatiotasojen työtä.

Kokeilukulttuurin kehittämiseen ohjasi myös halu lisätä ketteryyttä vesiputousmaiseen kehittämismalliin ja vuosisuunnittelun kangistamaan organisaation, jossa tuntui, että mitään ei voitu tehdä ilman kuukausien tai jopa vuosien suunnittelua. Sekä kulttuuri että rakenteet kaipasivat muutosta.
– Haluamme muuttaa organisaatiokulttuuria tukemaan kehittämistä niin, että se on selkeästi kaikkien työtä eikä niin, että työn tekeminen ja sen kehittäminen ovat erillään toisistaan, taustoittaa Verohallinnon laatupäällikkö Tiina-Liisa Forsell.

Ruohonjuuritason kokeiluja

Verohallinnossa on tunnistettu kolme kokeilukehittämisen tasoa – ruohonjuuritaso, innovaatiokokeilut ja megahankkeet. Näistä ensimmäiseen tartuttiin vuonna 2016 huhtikuusta joulukuuhun kestäneellä kolmen toimintayksikön kokeilukehittämisen jaksolla.
– Pohjois-Suomen yritysverotoimistosta ja verotarkastusyksiköstä sekä Kaakkois-Suomen verotoimistosta kutsuttiin vapaaehtoisuuteen perustuen mukaan kokeilufasilitaattoreita, jotka voivat olla ketä tahansa kokeiluista ja kokeilukehittämisestä kiinnostuneita henkilöstön edustajia, Tiina-Liisa Forsell kertoo.

Fasilitaattoreille järjestettiin yhteinen koulutus ja muutamia sparraussessioita. Lisäksi jokaisessa yksikössä pidettiin koko henkilöstön kick off -päivät, joissa kerrottiin kokeilukehittämisestä ja ideoitiin jo ensimmäisiä kokeiluja. Kokeilukehittämisen tukijoukkoina toimi kolme henkilöä Helsingin ohjaus- ja kehitysyksiköistä.
– Alku oli varovaisen nihkeää, kun ei vielä oikein tiedetty, mitä saa kokeilla ja miten kokeiluja tehdään. Tekemällä kuitenkin opittiin ja into kasvoi esimerkkien myötä.

Kaikissa kokeiluyksiköissä tehtiin myös innovaatioilmaston mittaus, jossa näkyi henkilöstön jakautuminen erilaisiin ryhmiin. Osa porukasta oli äärettömän kehittämisintoista ja osa taas koki, ettei kehittäminen kuulu heidän toimenkuvaansa. Esimiehen rooli on oleellinen molempien ilmiöiden muuttamisessa.
– Tämän vuoden alussa lähdimme laajentamaan kokeilukehittämistä muihin toimintayksiköihin. Viime vuosi opetti sen, että yksiköissä tehtävästä työstä vastaavat esimiehet ja prosessivastaavat täytyy saada vielä paremmin tähän tekemiseen mukaan, Forsell sanoo.

Rohkaisevia tuloksia

Vuonna 2016 tehtyjen ensimmäisten kokeiluesimerkkien skaala on valtava kokouskäytännöistä asiakaspalvelutilojen järjestämiseen ja paperisesta sähköiseen muotoon muuttuneen verotarkastustyön tukemiseen. Kokeiluja on ulotettu myös asiakasrajapintaan ja verotukseen.
– Ajatuksena on, että paikallisia kokeiluja tekevät yksiköt voivat kehittää samalla verohallinnon valtakunnallisia toimintatapoja. Meillä on vielä  paljon menettelyjä, jotka määritellään keskusjohtoisesti ja sitten levitetään paikallisiin toimistoihin, kun voisimme oikeasti hyödyntää verotoimistoja kokeilujen tekemiseen ja uusien toimintatapojen ja -mallien testaamiseen, kehittelyyn ja verifiointiin, laatupäällikkö Tiina-Liisa Forsell kertoo.

Kokeilut lisäävät vuorovaikutusta ja vaikutusmahdollisuuksia
Kokeilujaksoon osallistuneiden yksiköiden työntekijöiltä saatu palaute on ollut rohkaisevaa.
– Palautteiden mukaan kokeilut ovat muun muassa tuoneet työhön lisää vuorovaikutusta ja lisänneet henkilöstön uskoa omiin vaikutusmahdollisuuksiin. Toisaalta kokeilujen koettiin myös herkästi jäävän päivittäisen työn jalkoihin, jos ne eivät ole jatkuvasti esillä, listaa Forsell muutamia osallistujien kokemuksia.

Ensin näyttö, sitten päätös

Verohallinto työllistää yhteensä noin 5000 henkilöä. Viime ja tämän vuoden aikana kokeilujen maailmaan heistä tutustuu noin 1500. Matkaa on vielä tehtävänä, jotta vuosisykliseen tekemiseen viritetyn organisaation kulttuuri muuttuu ketterän kokeilumyönteiseksi.
– Tähtäämme siihen, että aina, kun muutokseen liittyy käyttäjiä tai asiakkaita ja heille uusia toimintamalleja, niin se jollain tavalla kokeillaan eli hankitaan ensin näyttöä ja sitten tehdään päätökset.

Isona visiona on antaa henkilöstölle aito mahdollisuus vaikuttaa oman työnsä kehittämiseen. Se koetaan Verohallinnossa tärkeäksi paitsi työmotivaation myös digitalisaation ja automatisaation myötä muuttuvan työn kannalta.
– Rutiinityötä tulee tulevaisuudessa poistumaan myös meiltä ja henkilöstöltä vaaditaan yhä enemmän asiantuntijuutta ja oma-aloitteisuutta toimintamallien ja palveluiden kehittämiseksi.

Huhtikuussa 2017 Verohallinnon johtoryhmä hyväksyi ketterän kehittämisen mallin eli kokeilupolitiikan, joka on suunnattu kaikille verohallintolaisille. Siinä kerrotaan, milloin, miksi ja miten kokeiluja tulee käyttää kehittämisen välineenä; millaisia rajoituksia tai vaatimuksia kokeiluille on asetettu sekä kuinka kokeiluja tuetaan, resursoidaan ja arvioidaan.  

Dokumentissa linjattu kokeilukehittämisen ensimmäinen periaate saa Tiina-Liisa Forsellin innostumaan. Sen mukaan kokeilu on sallittua ja perustellun kokeilun kieltäminen vaatii erityiset perustelut.
– Tässä käännetään ihan päälaelleen aikaisempi ajattelumalli, jonka mukaan kokeiluja on  joutunut hirveästi perustelemaan. Nyt ideana on, että pienen, rajatun kokeilun saa tehdä ja jos sen haluaa joku kieltää, niin siihen pitää olla perustelut. Kyseessä on todella perustavanlaatuinen muutos. Jos tämä periaate lähtee hyvin lentoon, niin olen tosi tyytyväinen.



Teksti Kreetta Haaslahti Kuva Julia Hannula
ketterä kehitys
kokeilu
osallistaminen

Verohallinto pähkinänkuoressa

Toimiala: Verohallinto kerää suurimman osan Suomen veroista ja veronluonteisista maksuista.

Verotulojen bruttokertymä 2016: 72,2 mrd €

Henkilöstön määrä: 5000

Lue lisää: www.vero.fi


Tarinoita työpaikoilta -sarjassa julkaistaan kertomuksia tavallisista suomalaisista työpaikoista, joilla on tehty erilaisia toimenpiteitä työyhteisön kehittämiseksi. Haastatellut työpaikat ovat erikokoisia ja eri toimialoilla toimivia työpaikkoja ympäri Suomea. Työyhteisön kehittäminen lähtee aina työpaikan omista lähtökohdista ja tarpeista. Yhteistä kaikille tarinoille on se, että muutos on saatu aikaan yhteistyössä koko työyhteisön voimin.

Voit myös kertoa meille oman menestystarinasi, niin otamme yhteyttä!